Résumé

1. Solutions en organisation administrative
« Faites de votre organisation, votre meilleur ALLIE pour assurer la pérennité de votre entreprise»

Vous démarrez votre activité à votre domicile ou dans de nouveaux locaux. Vous souhaitez mettre en place votre secrétariat, soit votre administratif, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Vous souhaitez améliorer votre propre organisation et/ou celle de votre administratif par des procédures, des nomenclatures, un système d?archivage, la circulation des informations internes et externes.

Sachez que votre organisation est primordiale et une sécurité au bon fonctionnement de votre entreprise, tout en assurant sa pérennité. EA vous conseille et vous accompagne pour l?adaptation de votre organisation selon votre activité, en passant par l?agencement de votre espace de travail, de l?intégration de nouvelles méthodes de travail jusqu?à la mise en ?uvre de votre gestion administrative.

Comment procédons-nous ? Nous?

* Visitons vos bureaux : prise de connaissance de votre environnement de travail ;
* Prévoyons ensemble l?agencement de votre espace de travail afin d?améliorer et ajuster votre ergonomie ;
* Etudions ensemble vos méthodes de travail, de gestion courante et administrative ;
* Conseillons et proposons un type d?organisation personnalisée à votre profil et à votre activité ;
* Accompagnons dans la mise en ?uvre de votre nouvelle organisation personnelle et administrative ;
* Garantissons le maintien et respect de votre nouvelle organisation, que ce soit en interne ou en externe.

2. Solutions en organisation d?évènements d?entreprise
« Bâtissons ENSEMBLE votre projet pour un succès irréprochable »

Vous souhaitez organiser un évènement lié à votre activité ou pour votre Personnel (Séminaire, Salon, Congrès, lancement de produit, repas d?affaires, séjour,?) sachant que la gestion de ce type de projet nécessite un capital temps important que vous ne pouvez bien évidemment pas négliger en tant que chef d?entreprise.

EA vous apporte la solution en vous accompagnant pas à pas dans l?organisation de vos évènements d?entreprise. Notre assistance (nos idées, notre savoir-faire et notre expérience) vous permet de gagner du temps et d?atteindre vos objectifs à court et moyen terme.

* Conseil et accompagnement à l?élaboration du cahier des charges
* Recherche du lieu, des intervenants, des prestataires
* Élaboration et suivi du budget
* Coordination de l?équipe projet
* Suivi des contrats des fournisseurs et prestataires
* Élaboration et planification du déroulement de l?évènement
* Gestion et management de l?évènement et du jour J

3. Solutions en Assistanat Chef de projet / Manager
« Vous êtes le pilote opérationnel de votre projet ? Faites de votre assistante, votre CO-PILOTE idéal»

Vous êtes en charge de plusieurs projets au sein de votre entreprise ou de votre Service, vous êtes trop souvent sollicité par vos clients et votre équipe. Et pour pouvoir répondre à leurs attentes et besoins, n?hésitez à vous faire assister dans la préparation et réalisation de vos projets en cours et à venir.

Pour assurer la réussite de vos projets, EA vous accompagne et vous seconde dans vos responsabilités. Nous vous accompagnons également dans la démarche projet afin d?établir ensemble un plan de travail.

EA vous propose tout simplement d?être votre co-pilote, au carrefour de la coordination et de la communication au sein de votre équipe.

* Intégration de la démarche projet
o Prise de connaissance du cahier des charges (objectifs, phases, outils associés)
o Structuration du projet
o Recensement des acteurs et de leurs compétences
o Participation à l?établissement des missions des acteurs

* Aide à la préparation du projet
o Participation à l?élaboration du cahier des charges
o Mise en place d?outils de suivi et de pilotage
o Organiser la réunion de lancement

* Assistance au pilotage du projet
o Surveiller l?avancement du projet
o Gestion et maîtrise des ressources et coûts (modification et suivi de tableau de bord)

* Participation à la communication et à la circulation des informations au sein de l?équipe
o Préparation, convocations et Co-animation des réunions d?avancement
o Gestion des documents liés au projet
o Saisie de compte-rendu / Note interne
o Reporting

* Participation à la clôture du projet
o Assistance à la clôture du projet, aspect client/fournisseurs
o Participation à la réunion de réception et de débriefing

4. Solutions en Assistanat & Secrétariat polyvalent
« Déléguez la gestion de votre administratif et gagnez en SÉRÉNITÉ »

Votre activité doit faire face à une surcharge de travail ou un surcroît de travail, vous souhaitez vous consacrer à vos dossiers commerciaux ou autres, et ainsi, être tout simplement secondé, dans le quotidien de votre activité et dans vos travaux administratifs et logistiques.

EA contribue au développement et au bon fonctionnement de votre entreprise en vous apportant la solution en matière d?assistanat et de secrétariat, adapté à vos besoins. Consacrez-vous à votre métier et Gagnez du temps en faisant appel à nos services.

* Secrétariat administratif & polyvalent
o Gestion du courrier : ouverture de plis, traitement, suivi et classement
o Classement et archivage
o Gestion de vos déplacements (réservation billet de transport, voyages, hébergement, location de véhicules, formalités,?)
o Saisie de données
o Élaboration de tableurs, Base de données, fichiers clients
o Rédaction, mise en forme, recherche, correction de documents divers
o Saisie Rapports, compte-rendu, synthèse, mémoire
o Retranscription de notes (audio, texte, vidéo)
o Démarches et formalités administratives
o Passage et suivi de commandes
o Recherche de fournisseurs (produits et services)
o Suivi et règlement des factures fournisseurs
o Gestion des prestataires (entretien de locaux, assurances, sécurité?)
o Autres prestations : n?hésitez pas à nous contacter.

* Aide comptabilité / Soutien en gestion
o Saisie et suivi de tableau de bord
o Suivi relevés bancaires / Etat bancaire (pointage et rapprochement)
o Gestion des notes de frais
o Préparation et envoi des factures, devis et commandes
o Suivi et Relance impayés
o Aide à la préparation de documents pour transmission aux services annexes (administrations, expert comptable, ?)
o Suivi des échéances de règlement de fournisseurs, des prestataires ou administrations
o Autres prestations : n?hésitez pas à nous contacter.

* Secrétariat administratif & technique BTP / Architecte / Bureau d?Etudes / Maîtrise d??uvre
o Assister les directeurs de programme dans l?organisation de leur travail et dans la production de tous les documents qui leur sont nécessaires ;
o Montage administratif du dossier de permis de construire et de la déclaration préalable ;
o Montage administratif du dossier de candidature aux appels d?offres (public ou privé) ;
o Participation aux appels d?offre : consultation des entreprises, ouverture des plis et dépouillement des offres, analyse des offres ;
o Suivi administratif et financier des chantiers :
§ avancement et situation de travaux,
§ frappe de compte-rendu de chantier,
§ frappe de courriers,
§ saisie du PV de réception de chantier,
§ saisie de la liste des levées de réserves,
§ montage DOE,
§ DGD? ;
o Établissement d\'ordre de service, marché de travaux, avenant ;

Autres prestations : n?hésitez pas à nous contacter.